10 lỗi cơ bản trong giao tiếp.

No Comments

Chào các bạn !
 Trong 10 lỗi cơ bản trong giao tiếp sau, mình  thấy lỗi thứ 9 rất dễ gây rắc rối... nên cần chú ý

*****
1. Không kiểm tra trước khi gửi thông điệp
Những lỗi cơ bản về chính tả và ngữ pháp trong email dễ khiến bạn bị nhìn nhận như là một người bất cẩn, thiếu chuyên nghiệp. Vì vậy việc kiểm tra cẩn thận trước khi gửi đi bất cứ một thông điệp nào là điều cần thiết. Đối với những văn bản quan trọng như hợp đồng, báo giá… bạn có thể  nhờ đồng nghiệp, nhân viên kiểm tra trước khi bạn gửi chúng đi.
Ngoài ra, đọc thành tiếng cũng là một cách hiệu quả để kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp.


2. Thông báo những tin quan trọng qua email
Một điều quan trọng bạn cần nhớ rằng email chỉ là công cụ để tóm tắt lại những gì đã thống nhất sau khi nói chuyện trực tiếp hoặc khi trao đổi những vấn đề đơn giản…
Thật nguy hiểm khi bạn thông báo sa thải một nhân viên hoặc từ chối một cơ hội kinh doanh qua email. Bởi qua từng câu chữ, người nhận không thể đoán được cảm xúc và thái độ của bạn như thế nào và họ có quyền suy diễn theo ý của họ. Khi giao tiếp qua email, bạn không có cơ hội “giảm nhẹ” những thông điệp khó truyền tải và giải quyết những cảm xúc nhạy cảm lúc đó nữa.
Sẽ dễ dàng truyền đạt thông tin hơn khi bạn nói chuyện trực tiếp, đặc biệt là với những tin quan trọng. Bạn có thể chú ý đến những “ngôn ngữ không lời” cho thấy người đó hiểu không đúng về thông tin bạn nói hay đón nhận chúng một cách tiêu cực. Hãy từng bước giải thích cho họ hiểu cũng như giúp họ giải quyết vấn đề với những tin tức đó.

3. Né tránh những cuộc đối thoại “khó nhằn”
Mọi người thường có xu hướng né tránh khi phải góp ý với ai đó về những vấn đề mang tính “nhạy cảm” hoặc tiêu cực. Tuy nhiên, nếu không góp ý kịp thời thì có thể bạn sẽ để cho những lỗi lầm lớn hơn có thể xảy ra.
Sự chuẩn bị là chìa khóa để giải quyết những tình huống khó. Hãy đưa ra những phản hồi rõ ràng, có bằng chứng cụ thể và nêu rõ được mong muốn của bạn đối với người nhận. Tùy trường hợp,  bạn cần phải tưởng tượng trước về cuộc đối thoại sắp tới của bạn sẽ diễn ra như thế nào, khi đó lời lẽ sẽ mạch lạc và cử chỉ sẽ dứt khoát hơn.

4. Thiếu tự tin khẳng định bản thân
Tự tin khẳng định bản thân (assertive) là giữ vững lập trường, nhu cầu của mình mà vẫn hài hòa được với nhu cầu và mong muốn của người khác. Điều này cũng có nghĩa là bạn biết cách từ chối khi cần thiết. Nếu bạn là người dễ bị người khác “lấn át”, một bí quyết nhỏ dành cho bạn là tưởng tượng ra những tình huống có thể xảy ra trong cuộc gặp gỡ, từ đó tìm những luận điểm, chứng cứ để bảo vệ cho ý kiến của mình. Nếu cần bạn có thể chuẩn bị sẵn tài liệu hoặc ghi chú trên giấy, nhờ đó bạn sẽ tự tin hơn khi bàn luận với người khác.

5. Để cảm xúc tiêu cực lấn át bạn
Đã bao giờ bạn căng thẳng trong công việc đến mức to tiếng với đồng nghiệp hoặc trả lời cộc lốc với khách hàng qua email mà không nghĩ đến hậu quả?
Điều này không hề chuyên nghiệp chút nào.
Cảm xúc tiêu cực trong công việc là điều không thể tránh khỏi nhưng bạn hoàn toàn có thể khống chế nó bằng cách cho bản thân thời gian bình tĩnh, suy nghĩ kỹ càng trước khi phản hồi với ai đó. Đừng trở thành một người thiếu kỹ năng kiểm soát bản thân và có trí tuệ cảm xúc thấp trong mắt người khác.

6. Thiếu đầu tư vào công tác chuẩn bị
Một buổi trình bày không được chuẩn bị trước, một bản báo cáo cẩu thả, hay một email viết vội đều làm  đối tác thất vọng về bạn, thậm chí tệ hơn là làm mất uy tín của bạn.
Đó là lý do tại sao phải chuẩn bị và lên kế hoạch cẩn thận trong mọi chuyện. Đầu tiên hãy dành thời gian để liệt kê những gì cần trao đổi và sắp xếp các ý sao cho hợp lý, chọn từ ngữ ngắn gọn, phù hợp. Người nghe sẽ luôn đặt câu hỏi rằng điều gì có lợi cho họ khi dành thời gian nghe bạn nói, vì thế bạn đừng quá ôm đồm, hãy chọn lọc những thông tin hữu ích mà người nghe quan tâm.

7. Sử dụng phương thức “Một cho tất cả” (One size fits all) trong mọi tình huống
Nếu bạn chỉ có một phong cách giao tiếp với tất cả mọi người thì bạn cần xem lại đấy! Mỗi người đều khác nhau về tính cách, nhu cầu, trình độ…
Chẳng hạn như có người thích nói chuyện vòng vo, “tám” chuyện, có người lại muốn đi thẳng vào vấn đề. Hoặc có người dễ dàng bị thuyết phục khi bạn đưa ra được những con số, dữ liệu cụ thể nhưng có người lại thích nghe bạn chia sẻ những ý tưởng sáng tạo. Hãy dành thời gian tìm hiểu trước về tính cách, phong cách giao tiếp của người bạn chuẩn bị gặp gỡ, hoặc chú ý quan sát trong vài phút đầu để có cách ứng xử cho phù hợp thì bạn sẽ dễ dàng “chinh phục” họ hơn.

8. Thiếu lắng nghe
Khi lắng nghe người khác mọi người thường sốt ruột chờ tới lượt mình để nói hoặc lo suy nghĩ trước những gì cần nói. Vì thế họ không nắm bắt được ý của người đang trao đổi hoặc bỏ sót những thông tin quan trọng. Biết lắng nghe không chỉ thể hiện sự tôn trọng người khác mà còn giúp bạn thu thập được những thông tin hữu ích từ người khác.
Vì vậy hãy “đổ ly nước đầy của bạn đi” để lắng nghe chăm chú, chỉ tập trung vào những gì người đối diện đang nói, đừng lơ đãng nhìn xung quanh hoặc suy nghĩ vấn đề khác.

9. Nghĩ rằng thông điệp của mình luôn được hiểu đúng
Chỉ có bạn mới có cái nhìn cụ thể nhất về thông điệp của mình, tuy nhiên đừng tưởng rằng ai cũng sẽ hiểu đúng và đầy đủ như bạn.Vì thế khi trình bày ý kiến, bạn cần đảm bảo rằng bạn giải thích rõ ràng, đầy đủ. Hãy dành thời gian xem lại mọi người có hiểu chính xác ý của bạn hay chưa. Ví dụ như khi bạn gửi đi một bức email, bạn nên khuyến khích mọi người đặt câu hỏi hoặc phản hồi lại nếu như họ chưa rõ. Sau khi trao đổi để giao nhiệm vụ cho ai đó, bạn hãy yêu cầu người kia tóm tắt lại ý của bạn.

10. Vô tình vi phạm những thông tin bảo mật của người khác
Đã bao giờ bạn chuyển tiếp một email, tin nhắn “nhạy cảm” đến sai đối tượng hay gửi nhầm một tài liệu đính kèm? Những lỗi này sẽ dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng về tính bảo mật.
Để tránh những sai sót này, hãy viết nội dung email trước khi chọn địa chỉ để gửi và trước khi nhấn nút gửi đi, hãy kiểm tra địa chỉ email một lần nữa. Đối với những tài liệu đính kèm theo email, bạn nhớ mở lên coi lại một lần nữa để đảm bảo đó đúng là tài liệu bạn muốn gửi nhé.
Không phải ai cũng sinh ra cũng có khả năng giao tiếp tốt.
Tuy nhiên bạn hoàn toàn có thể làm chủ kỹ năng này nếu bạn dành thời gian rèn luyện và thực hành. Khi đó bạn sẽ có khả năng thuyết phục hơn và có tầm ảnh hướng với bất kỳ đối tượng nào, từ nhân viên, sếp cho đến khách hàng.
Sưu tầm & chỉnh sửa

Comments